“细节决定成败”，在物管行业最能体现。物管行业制度规范尚不完善，这就需要物管公司本身健全服务管理规范，从细节着手，要让业主感受到物管公司在依法做事，是在守法的基础上保护业主的利益。在财务工作中也要有独特方法，维护业主利益，维护公司利益，维护行业尊严。
物管公司与业主之间的财务往来
物管公司要服务的业主是多行业多性质的，由此要编制很多合法的与收费相关的各项规定，才能适用于不同的业主。
装修保证金
首先说装修保证金一项，交纳保证金的应当是产权人。因为装修对房屋整体结构造成影响后，物管公司只能要求产权人恢复，产生索赔关系（由此会发生费用）。至于产权人委托装修人的关系，是物管公司无权干涉的。但是现实中，很多情况下装修保证金都是由装修人交纳，此款又不能不收，在实际发生赔偿时，只能由产权人和装修人自行解决了。再有，装修完毕后，退还装修押金时，通常出现当初交款人和退款时的取款人不一致的情况。物管公司若在交、取不一致的情况下退了款，很可能造成实际交款人再次索要装修保证金。所以物管公司需要交款人出具说明，注明交款人同意此取款人收回保证金，并加盖公章；若为个人的，要在交款人身份证复印件上注明该内容。由此，保护了交款人的利益，同时也保护了物管公司的利益。
即使这样，依然存在着很多弊端。比如，同一单位在不同项目缴纳同样金额的保证金。我们建议，收回原始票据的可退款，这样不会发生重复退款。如同开具服务发票后的退款业务一样，税务局要求必须交回原始发票。虽然，收回原始票据的目的不同，但都是对该业务处理的保障，避免在若干年后出现重复退款现象。可是收回原始收据是很难做到，业主会说“收据丢了”，“不退此款水电费都不交付了”。为此，一方面需要业主的大力配合，一方面做好事前工作，比如收款时在收据上标明“退款时，需交回该票据”字样，从而加强工作的严谨度。
物业管理费
收取物业管理费时，很难满足“付票收款”的要求。业主要求见发票才付款，但是收到发票就付款的单位几乎没有。还有很多单位的总公司不在本地，他们都需要将发票寄到公司总部处理，审签付款时间很长。相比之下，外资企业的付款规范程度很高。
还有业主将票据丢失的，要求重新开票，甚至说“你们没给我发票”，由此造成不少麻烦，影响了双方关系及利益。这就需要财务部门想办法，避免此事的发生。我们编制了一种表格，注明“业主收到此票号的该项内容的该金额的票据”，请对方签字确认发票已收到。这样做有很多好处：一、便于项目掌握有多少业主收票未付款；二、掌握回款的时间规律，对出现异常的单位要加以特别关注，加强管理；三、掌握应收帐款金额，提醒催款，应收及时变现；四、避免与业主产生说不清的麻烦，影响关系；五、避免给企业造成不必要的损失。
即使我们想的、做的再好，工作也免不了不顺利。业主的配合才是关键。归根结底需要我们用真心服务，用实际行动感化业主们，争取得到大家对我们工作的支持。
代付款项
代付款情况频繁出现。物管公司向签订了物业管理协议的业主收取物业管理费是合理合法的，但是，有业主会提供一张第三方单位的支票，其实，这是该业主和第三方之间的业务资金。一来我们不能不收管理费，二来要考虑业主交款的困难，否则有可能收不回管理费了。但是，对于这种合同外收款，开票写谁的名称也是问题，很可能后期会出现索赔。所以，我们要求实际交款单位出具说明，标注“我单位或个人某某某愿为某某某单位或个人，交付某某某款”，并加盖公章。这样从台帐上可反映出应交款人的实际交款情况，又可避免遗留无法预测的麻烦。
物管公司内部财务管理
在物管公司内部管理上也应当注意细节管理，保证管理环节是环环相扣的。
预制卡销售水电
有的开发商为了省钱，采用的是手柄式售电仪器。此种售电器，只能看到前五笔售电情况，很难对销售、收费情况进行监管。有的业主是个人，根本不要票据。即使用较好的机型售电，系统也可以操作调整，监管同样有难度。为此需要建立预制卡销售水电的管理制度，设专人管理售电密码，每天交存销售款，主管不定期检查。特别是，对于卡片消磁需要重新输卡的情况，必须由主管签字。建立以业主为单位的售电台帐，由此可对业主购电出现异常的情况进行特殊管理。主管必须每天收取销售明细表，月末查看台帐情况，并核对售电汇总表与财务报表的金额。
票据管理
首先要将票据编制三个级次的号码，保证编码由始至终连续不断，又能随时找到需要查询的票据。其次，建立票据领用、交还确认手续。注明票据编码、领用项目、领用日期、领用人、交换人、交还日期。最最重要的是“领用人”及“交换人”必须由经办人本人签字。这样避免了“这票不是我领的，看不是我签的字”以及“我早就把票交还了、你没给我签上”等无法证实的情况出现。还要建立限期归还票据的制度，避免票据长期在外无法收回。以上的做法可以保证票据不丢失和票据使用责任到人，避免出现问题时，相互推诿，从而保证了公司利益。
银行退票
有的银行退票密码不对，有的存款不足，有的与预留印鉴不符……各种情况的退款，都要一一列表注明。保证由收取支票的本人签字，并送回业主手中，必须重新收回票款。否则，将成为难以解决的应收帐款。财务要将再次存款的单据和退票单据同时一并入帐。这样做的好处很多：一、对频繁出现退票的单位要加强收取支票时的核对工作；二、对该业主加强管理，防备人去楼空，无法收款；三、避免业主收不到退票，拒绝交款；四、内部管理责任到人。
未完，阅读全文请订阅现代物业杂志，本文原载于《现代物业·新业主》2012年第4期