工程图纸、技术资料的收集与归档
物业服务企业接管小区以后，移交方有可能同时将相关的设备设施的工程图纸和技术资料一并移交给物业服务公司。但在更多的时候，相当多的图纸、技术资料，移交方可能会以分期、分批的形式向物业服务公司移交。因此，前期工程部应设立专职档案员会同各专业主管人员做好工程图纸、技术资料的整理、归档工作。应按专业的划分，将相关的图纸、资料分类进行整理、编号，并建立全部工程图纸、技术资料的总目录。购置专用档案柜及档案资料盒。将全部图纸、技术资料分别置放、妥善保管。
在每个档案柜上，应以大小合适的口取纸或其它标识材料做好标识，注明该档案柜内的图纸、技术资料的内容；在每一个档案资料盒内的第一页，应是该盒内各种图纸、技术资料的详细清单。
建立严格的工程图纸、技术资料的管理制度，以防止图纸、技术资料的损坏和丢失。任何人借阅图纸、资料时，均须做好借阅记录，逾期不还的资料员／文员应及时予以追回或办理延期借阅手续。对于重要设备的技术资料(如设备使用说明书等)，应进行复制。妥善保管好原件。重要设备的原始技术资料原则上不应外借。
由于项目人员流动的必然性，一些存放于今人手中的设备技术资料，特别是前期顾问小组成员在项目现场所手绘的一些现场实际状况的草图、照片，可能会流失。而这些资料恰恰是日后日常管理的宝贵资料，前期工程经理及专业主管应特别引起重视。应及时收集并做好备份工作。
设备初始档案的建立
接管验收之后，作为工程管理部应及时着手建立设备档案，收集、整理设备的原始资料。首先，应根据图纸及实物建立一个所辖设备的清单(也可称作设备总表)。如果在移交时，移交方已提供了总的设备清单，工程管理部各主管人员应对其中的设备逐台予以确认，确保清单上设备的安装位置、规格型号，服务区域与实际情况及设计图纸相符。设备初始档案资料包括：产品的合格证、产品的质量证明书、设备的安装使用说明书、设备的供货合同、产品的检验报告、设备的安装调试记录、试运行记录、设备的安装图纸及装配图纸、设备的备品备件清册、专用工具清单及使用方法说明、设备的改装记录、进口设备的商检报告等。这些资料必须妥善保管。
重点设备技术资料的收集与整理
重点设备包括冷水机组、电梯、锅炉、消防中控系统设备和楼宇自控系统主机、保安监控系统设备、卫星接收设备、电话交换机、高压变配电设备、擦窗机、压力容器及一些价值较高的进口设备。
对于上述设备技术资料的收集应尽可能地做到完整。这样对日后的设备维护是极为有益的。压力容器、锅炉、电梯及擦窗机设备等属于特种设备，这些设备政府部门是要定期强制检验的。因此，必须要进行认真的收集，力求齐全并要单独妥善保管。
一般来说，物业服务企业项目工程部应收集的重点设备资料包括：
电梯：产品合格证、电梯安装合格证书、出厂装箱明细表、电梯安装工程施工技术资料。安装使用维护保养说明书、电梯随机图纸、图册、质量监督核定证书。电梯安全检验合格证、电梯安全使用许可证、电梯安全检验报告书、起重机械安全技术档案。
压力容器：压力容器清单、压力容器使用说明书、压力容器质量证明书、设计图纸(图纸上须盖有技术监督部门的制造许可证章)、压力容器的检验报告书(由特种设备检验所出具，进口设备的压力容器应有市级政府部门的检验及商检报告)、压力容器报装申请单、压力容器使用许可证、安全附件的检验合格证(如安全阀等)。
锅炉：锅炉的资料除应有压力容器所述的资料外，还应有受压部件的强度计算书、锅炉房的设计图纸、安装单位的资料等。
卫星机房设备：除工程图纸、技术资料外还应有卫星电视接收许可证。
冷水机组：安装图纸、产品合格证、机组使用维护说明书、调试记录、试运行记录、蒸发器／冷凝器的压力容器的相关资料(见压力容器的技术资料)、随机专用工具及随机备件清单等。
同所有的设备一样，上述各种设备的售后服务信息资料应该准确地收集，内容包括：售后服务单位的地址、联系电话、联系人，项目所在地有无办事处等。这些资料均应详细整理列表作为设备档案的一部分认真保存。
对重点设备技术资料的收集和整理，还应重视设备供货合同中的一些事项，如设备保修期的起始及终止的时间，有些设备虽然我们已经接管了，但因为还在保修期之内，这时期如果设备出现鼓障，需要修理及更换零部件，就应该请厂家人员来解决或提请移交方注意设备的检修应由厂方解决。这样，既节省物力也节省人力，并免去了不必要的开支。还有，在大型设备的供货合同中如冷冻机组的供货合同，其中一般含有关于操作人员的培训事项。并且，关于培训的方式、地点及培训的费用在合同中会有详细说明。因此，收集此类资料更应引起前期工程人员的重视。有时，因为牵扯到许多方面的因素，我们拿不到供货合同，此时作为前期工程的运作人员应尽可能主动地向移交方的有关人员了解这方面的内容。
设备备品、备件的收集与管理
设备备品、备件的收集应引起前期工程管理人员尤其是工程经理及专业主管的足够重视。在这里着重提一下进口备件的收集与整理工作。设备随机可能带有一些常用的易损件，如温度、压力的传感器、水泵的机械密封、水封环，离心式冷水机组的冷媒过滤器、润滑油过滤器、水室盖儿垫床等，还有设备检修用的专用工具。这些备件、专用工具在接管应注意重点收集、整理，这些备件、工具在设备出现故障时，如果临时采购将会有较长的供货周期及比较昂贵的价格并且会对我们的服务工作有所影响。因此，接管后一定要及时入库建帐，打印出清单并归档备查。
进口设备的备品备件的收集还应了解、掌握该设备的供货渠道，在接收设备档案时应注意向移交方索要备件清单 (SPARELIST)，同所有设备一样，要准确掌握供货商的信息(单位地址、单位名称、联系电话、联系人等)。进口设备的备件，从其日后维修的角度来看，用量很小，因此购买困难并且价格昂贵。所以，在收集与管理时，必须引起足够的重视。同时，避免因保管上的不当而造成损坏及丢失。
市政设施接驳及竣工资料的收集与整理
新建物业项目的供水、供电、天然气及热力、排水管道等市政工程的施工—般是由市政公司进行。在对这些市政工程接驳资料收集时，应注意了解具体的施工单位、联系人的信息资料。例如，天然气的供给是来自哪个管网所，应了解其联系人、联系电话。要注意收集燃气调压站／箱的施工／竣工图纸，管道的打压记录、关于调压站的管理文件(自管还是由天然气公司代管)。因为，如果是自管应有建设单位与天然气公司签署的自管协议，物业服务公司的人员要有上岗证，并且需要进行专门的培训。
电力设施的施工／竣工资料的收集也很重要。供电电缆来自哪个开闭站，变电室设备的安装单位的名称、联系电话、联系人以及高压供电设备的试验记录等信息资料。
在收集这些市政工程接驳资料时，还应注意收集建设单位的开工申请及相关的手续办理的资料(供水、供电、供气、排水等方面的协议或批文等)。室外供水、排水、供气、热力、电力管线等设施的竣工图，竣工验收资料；项目供水指标的确认资料、水平衡的测试报告，节水管理部门主管人员的联系电话等。
此文分享自中国物业管理